BIT 2-2020 | 19
Compliance konforme
Angebote
Im Dokumentenbearbeitungsprozess
werden die in den Prozess involvierten
Personengruppen identifiziert, wie z.B.
die Angebotsersteller (Vertriebsmitarbeiter)
und die Genehmiger (meist
Vorgesetzte). Dieser Prozess selbst legt
fest, welche Stationen ein Angebot vor
dem Versand durchlaufen muss, wann
eine Freigabe notwendig ist und wie das
Dokument versendet wird. Der Prozess
ermöglicht eine Compliance konforme
Angebotserstellung, es wird jeder Schritt
bei der Angebotserstellung transparent
und nachvollziehbar aufgezeichnet.
Durch die definierte Dokumentenlogik
ist die Dokumentenkonsistenz
bei der Erstellung des Angebots durch
den Vertriebsmitarbeiter garantiert. Die
Vertriebsmitarbeiter werden durch die
Dokumenterstellung geführt. Die Angebote
können somit schneller und in
höherer Qualität erstellt werden.
Die prozessgestützte Abwicklung beschleunigt
die Angebotsfreigabe und
Eskalationsroutinen verhindern Verzögerungen.
Genehmiger werden durch
E-Mail über anstehende Angebotsfreigaben
verständigt oder können sogar die
Freigabe bereits im Mail erteilen.
Omni-Channelfähig: Der
Kunde wählt den Kanal
Die Omni-Channel Fähigkeit des CCM
Systems ermöglicht die Dokumentproduktion
für den vom Kunden gewünschten
Versandkanal. Die digitale
Kommunikation über Mail, Portal, etc.
wird zukünftig immer mehr den Brief
als Medium verdrängen. Außerdem
werden in dieser Phase auch die internen
Systeme mit Informationen über
das versendete Angebot versorgt. Das
Angebot wird fast immer archiviert
und im CRM-System werden Versandinformationen
und eine Verlinkung
zum Dokument hergestellt.
Mit diesen Schritten ist der Angebotsprozess
im Unternehmen abgeschlossen
und der Kunde hat sein
Angebot auf dem gewünschten Kanal
erhalten. In der nächsten Phase sollte
der Kunde bestenfalls das Angebot annehmen
und die Bestellung absenden.
Wenn es sich dabei um ein Angebot in
digitaler Form handelt, kann der Kunde
ebenfalls in den Prozess integriert werden.
Es können den Kunden Antwortmöglichkeiten
zur Verfügung gestellt
werden, damit er schneller und auch
einfacher auf das Angebot reagieren
kann. Das kann zum Beispiel die Anpassung
von Stückzahlen oder die digitale
Annahme des Angebots sein.
Die Annahme eines Angebots kann
durch Kombination mit digitaler Signatur
unterstützt werden, wodurch auch
die Rechtssicherheit gegeben ist.
INVARIS bietet durch den modularen
Aufbau der goSmart® CCM
Suite auf den Kunden abgestimmt
die effizienteste und beste Lösung
an, um interaktive Prozesse mit Freigaben
und Assessments innerhalb des
Dokumentenworkflows abzubilden,
sowie die Gestaltung und Bearbeitung
von Dokumenten, sowohl intern für
die verantwortlichen Sachbearbeiter
als auch extern über ein Kundenportal,
welches die Kunden die Möglichkeit
gibt, Unterlagen, Belege zu erfassen
und weiterzuleiten.
Bei Interesse kontaktieren Sie uns
unter info@invaris.com für weitere Informationen.
(www.invaris.com)
Im Dokumentenbearbeitungsprozess
werden die in den
Prozess involvierten
Personengruppen
identifiziert, wie
z.B. die Angebotsersteller
(Vertriebsmitarbeiter)
und
die Genehmiger
(meist Vorgesetzte).
Dieser Prozess
selbst legt fest,
welche Stationen
ein Angebot vor
dem Versand
durchlaufen muss,
wann eine Freigabe
notwendig ist und
wie das Dokument
versendet wird.